Slik sikrer du forutsigbar drift i hektiske sesonger.
For mange virksomheter er sommeren en av sesongperiodene som kan kreve alternative bemanningsløsninger, samt en tid hvor viktige oppgaver som ferieavvikling og utbetaling av feriepenger må håndteres.
Som arbeidsgiver er det viktig å ha god oversikt og kjenne til regelverket for feriepenger, ferieavvikling og sesongarbeid, slik at du kan planlegge i god tid og sikre smidig drift i perioder med økt eller endret aktivitet.
Mange spørsmål kan dukke opp om når og hvordan feriepenger skal utbetales, hvordan ferien skal planlegges, og hvilke regler som gjelder for midlertidige ansettelser i sesongarbeid.
Denne artikkelen gir en samlet oversikt over regelverk og praktiske forhold knyttet til feriepenger, ferieplanlegging og midlertidige ansettelser. Enten du driver et aksjeselskap, enkeltpersonforetak eller har et NUF, er det lurt å kjenne til hvilke plikter og muligheter som gjelder.
Feriepenger- Grunnlaget for feriepenger og feriesatser
Feriepenger er en økonomisk kompensasjon som skal sikre at ansatte får lønn når de tar ferie. Feriepengene opptjenes året før ferieåret og skal dekke tapt arbeidsinntekt i ferien.
Hva gir grunnlag for feriepenger?
Feriepenger beregnes av arbeidsvederlag som er utbetalt i opptjeningsåret. Dette inkluderer blant annet:
- Fastlønn og timelønn
- Overtid
- Provisjon
- Bonus (gjelder kun bonus som er basert på faktisk arbeidsinnsats)
Hva inngår ikke i grunnlaget for feriepenger?
Det beregnes ikke feriepenger av utgiftsgodtgjørelser, som dekker kostnader den ansatte har hatt i jobbsammenheng. Eksempler på dette er:
- Bilgodtgjørelse
- Diettgodtgjørelse
- Andre refusjoner for utlegg
I tillegg inngår heller ikke naturalytelser i feriepengegrunnlaget. Naturalytelser kan være firmabil, mobiltelefon, forsikringer og lignende fordeler som arbeidsgiver dekker, men som ikke regnes som lønn.
Lovbestemte feriesatser
Feriepengene beregnes etter faste prosentsatser som avhenger av ferieavtalen:
10,2 % – for fire uker og én dag ferie (lovbestemt minimum)
12 % – for fem uker ferie (avtalefestet)
+ 2,3 % – for ansatte over 60 år som har en ekstra ferieuke)
Når skal feriepengene utbetales?
Feriepenger utbetales normal en gang i året, og på siste vanlige lønningsdag før ferieavvikling, ofte i juni.
Ferieavvikling: Dette sier lovverket
Hvem bestemmer når ferien skal tas?
I utgangspunktet er det arbeidsgiver som fastsetter når ferien skal avvikles, som en del av styringsretten. Samtidig setter ferieloven tydelige rammer for hva både arbeidsgiver og arbeidstaker må forholde seg til.
Alle ansatte har rett på minst 25 virkedager ferie hvert år.
Det tilsvarer fire uker og én dag. Arbeidsgiver har ansvar for at ferien blir tatt ut, og tidspunktet skal drøftes og avtales med den ansatte.
Ansatte over 60 år har rett til én ekstra ferieuke, og denne kan de selv bestemme tidspunktet for.
Tidspunkt for ferie skal varsles senest to måneder i forkant, med mindre det foreligger særlige grunner som gjør dette umulig.
Avvikle ferie i ferieåret- plikt og rett
Hovedregelen er at ansatte har både rett og plikt til å avvikle full ferie i løpet av ferieåret.
Ansatte som starter i løpet av ferieåret har også krav på full ferie.
Men dersom arbeidsforholdet startet etter hovedferieperioden, altså etter 30. september, har den ansatte kun rett til å avvikle 6 virkedager (1 uke) ferie før årets slutt.
Når kan ansatte nekte å ta ferie?
I noen tilfeller kan ansatte velge å ikke ta ut full ferie. Dette gjelder særlig hvis de ikke har opptjent feriepenger som dekker lønnsbortfallet. Som eksempel:
- Nyansatte som har fått betydelig lønnsøkning ved jobbskifte
- Ansatte uten feriepengeopptjening i Norge, for eksempel rett fra skole eller fra utlandet
Ubrukt ferie: Hva skjer med feriedager som ikke er tatt ut?
Overføring av ferie til neste ferieår
Ferieloven gir rom for at ferie kan overføres, men noen betingelser gjelder.
Det kan inngås skriftlig avtale om å overføre inntil 12 virkedager til neste ferieår. Dette gjelder ferie som ikke er lovpålagt å avvikles i inneværende år.
Hvis ferie ikke blir tatt ut som planlagt, på grunn av for eksempel sykdom, foreldrepermisjon eller andre gyldige årsaker, skal alle resterende feriedager automatisk overføres til neste ferieår.
Det er viktig å merke seg at ferie ikke kan slettes, og at lovbestemte feriedager ikke kan utbetales som lønn, med mindre arbeidsforholdet avsluttes.
Feriepenger ved sykdom, permisjon og oppsigelse
Sykdom og ferieopptjening
Ved sykdom opptjenes feriepenger for de 48 første sykepengedagene i opptjeningsåret, så lenge arbeidstakeren mottar sykepenger fra NAV.
Permisjon og rett til feriepenger
Ansatte som mottar foreldrepenger fra NAV, har rett til feriepenger av de første 12 ukene ved mødrekvote/ fedrekvote eller 15 uker ved fellesperiode. Det er NAV som dekker disse feriepengene, men i noen tilfeller velger arbeidsgiver å forskuttere beløpet med refusjon fra NAV.
Dette betyr at arbeidstaker kan få feriepengene utbetalt som normalt fra arbeidsgiver, selv om det er NAV som i praksis finansierer dem.
Ulønnet permisjon gir ikke rett til feriepenger. Her kan det også finnes interne avtaler i virksomheten som gir andre rettigheter enn loven tilsier, så det er lurt å sjekke personalhåndboken eller avtaleverket.
Feriepenger ved oppsigelse
Når en ansatt slutter skal alle opptjente feriepenger utbetales ved oppsigelse som en del av sluttoppgjøret.
Det kan avtales at feriepenger opptjent i opptjeningsåret, kan utbetales året etter, slik at arbeidstaker slipper å betale forskuddsskatt av feriepenger som normalt skulle vært utbetalt ved ferieavvikling året etter.
Midlertidige ansettelser og sesongarbeid
Når kan du bruke midlertidige kontrakter?
Som hovedregel skal ansatte ha fast stilling. Men midlertidig ansettelse er tillatt i begrensede tilfeller, og for en tidsbegrenset periode.
Midlertidig ansettelse er lov når:
- En ansatt er midlertidig fraværende (vikariat)
- Praksis eller opplæring.
- Det er behov for ekstra arbeidskraft til et arbeid av midlertidig karakter som et tidsbestemt prosjekt.
- Ved sesongarbeid som i gårdsdrift, vintersesong, sommerturisme.
Vilkår for midlertidige ansettelser:
- Ikke tillatt ved varig behov.
- Over 3 år sammenhengende gir rett til fast stilling.
Hva kontrakten må inneholde:
- Tidsrom og stillingsprosent.
- Begrunnelse for midlertidighet.
- Lønn, ferie og oppsigelse.
For sommervikarer:
- Har samme rettigheter som faste ansatte
- Skattetrekk etter skattekort
- Feriepenger utbetales i sluttoppgjør
Er du usikker på regelverket rundt midlertidlig ansettelser og kontrakter, kan du lese mer på Arbeidstilsynet.no
Sjekkliste for planlegging av ferieåret
Før ferieåret starter:
- Er det dekning for feriepengeutbetaling?
- Klargjør hvem som har ferie til gode fra tidligere år
- Er sommervikarer ansatt og registrert?
- Er lønnskjøring for juni/juli planlagt?
- Hvem har ansvar i ferieperioden?
Våren (februar–mai)
- Kartlegg ferieønsker og kapasitet i virksomheten
- Planlegg hovedferien i dialog med de ansatte
- Husk varslingsplikten: ferie skal varsles minst 2 måneder i forveien
- Er ferieplaner klare og oversiktlig lagret?
Sommeren (juni–september)
- Sørg for at ansatte får tatt ut hovedferie
- Følg opp eventuelle justeringer ved sykdom eller permisjon
Høsten og slutten av året
- Dokumenter eventuelle avtaler om ferieoverføring skriftlig.
- Avklar eventuell overføring av inntil 12 virkedager.