De største utfordringene barnehager møter med regnskapsføring
– og tips for bedre økonomistyring!
Som barnehageeier eller styrer er det mange ting å holde styr på – fra det pedagogiske til det administrative. Hos Skya Regnskap sitt barnehageteam har vi spesialisert oss på å hjelpe barnehager med regnskapsføringen. Og vi har erfart at de største utfordringene mange står overfor er knyttet til tilskudd og likviditet.
Likviditet er nøkkelen til en sunn økonomi. Tilskuddene fra det offentlige hjelper barnehagen med å dekke løpende utgifter som lønn, mat, pedagogisk materiell og husleie.
Kommunene fastsetter de konkrete vilkårene for tilskudd til private barnehager, og derfor vil det være forskjeller i tilskuddsordningene fra kommune til kommune.
Regnskapsførere bistår barnehagen med nødvendig dokumentasjon for å understøtte tilskuddssøknader, inkludert regnskapstall, personelloversikt, antall barn og utgifter.
Fordelene ved å bruke et regnskapsbyrå med spisskompetanse på barnehagedrift!
Årlige rapporter: Barnehager har rapporteringsplikt til offentlige myndigheter via
BASIL, som krever detaljert oversikt over økonomi. De må også levere rapporten «pass og stell av barn» med oversikt over foreldrebetalinger.
Bransjespesifikke kostnader: Utgifter til pedagogisk materiell, leker og mat.
Fakturering: Foresatte med lav inntekt kan søke om redusert betaling for opphold, som registreres ved fakturering. Barnehagen får dette refundert fra kommunen ved å sende inn skjema for refusjon.
Søskenrabatt: Søskenmoderasjon tilbys og tilbakebetales fra kommunen, basert på antall barn i samme husholdning.
Føring av lønn og sykepenger
Som barnehage utgjør lønn og sykepenger en stor del av økonomistyringen.
Hos Skya Barnehageregnskap har vi lang erfaring med å håndtere disse oppgavene effektiv og korrekt.
Lønn: Vi sørger for at alle ansatte får utbetalt lønn til rett tid, inkludert beregning av feriepenger, overtid og tillegg.
Oppfølging av sykepenger: Vi hjelper med å håndtere refusjoner ved sykefravær og oversikt over sykefravær for korrekt rapportering i A-meldingen.
Inntektsmeldinger: Vi bistår med rapportering til NAV ved foreldrepenger, pleiepenger, omsorgspenger og lignende ytelser.
Pensjon og andre trekk: Vi sørger for innbetaling til pensjonsordninger (OTP) og håndtering av eventuelle andre trekk, som fagforeningskontingenter.
Hva barnehager bør tenke på i regnskapsføringen?
I en travel hverdag er det lett å overse viktige detaljer i regnskapet.
Her er noen tips for bedre økonomistyring i barnehagen:
Legg inn kvitteringer fortløpende: Dette sikrer at regnskapet alltid er oppdatert.
Oppdatert lønnsgrunnlag: Sørg for at lønnen blir korrekt utbetalt til ansatte.
Oversikt over barn: Hold oppdaterte data om barn og ansatte. Riktig antall barn er viktig for tilskuddene og korrekt fakturering.
Tett dialog med regnskapsfører: Regelmessig kommunikasjon og at regnskapsfører har tilgang til nødvendige systemer er viktig.
Årsmoms: Har dere årsmoms, kan dere sende inn flere mva-oppgaver i løpet av året ved store investeringer for å bedre likviditeten.
Skybaserte løsninger: Fakturaer bør mottas automatisk via EHF for enklere oppfølging.
Hvordan kan barnehager få bedre kontroll over økonomien?
Her er noen enkle tiltak som kan gjøre en stor forskjell:
Matkostnader: Undersøk muligheter for rabatter fra leverandører eller bytt til en rimeligere løsning.
Lønnskostnader ved vikarbruk: Vurder om det er nødvendig med vikar, eller om du kan finne interne løsninger.
Informasjon til foreldre om redusert barnehageavgift: Ved å informere foreldre om deres rettigheter, kan du unngå ubetalte fakturaer.
Hos Skya Regnskap har vi et dedikert team med lang erfaring innen barnehageregnskap.
Vi tilpasser oss dine behov med fleksible løsninger!
Vi i Skya Regnskap bistår både små og store barnehager, og vi kan ta hele Regnskapet fra A-Å om det er ønskelig. Eller vi kan dele regnskapet, slik at du som drift/eier kan ta noen oppgaver selv og delegere resten til oss.
Fra november blir vi fire på teamet, når vi får Camilla inn i gjengen – det gleder vi oss til!
Har du noen spørsmål eller ønsker å bli bedre kjent?
Kontakt oss gjerne for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan bistå din barnehage med regnskapsføringen.